Sobre la necesidad de llevar a cabo una Transformación Digital, sus ventajas y los nuevos retos de la Industria 4.0, ya os hemos hablado en entradas anteriores. Hoy queremos profundizar un poco más en ello señalando los beneficios y procesos clave de la Digitalización de documentos.
Digitalización de documentos: Concepto y ventajas
La Digitalización de documentos es un procedimiento mediante el cual convertimos determinada documentación física a formato digital. En otras palabras, consiste en olvidarse de las salas llenas de farragosos archivadores repletos de papeles.
La principal razón para realizar la digitalización es que posibilita un almacenamiento, gestión y acceso más sencillos.
La documentación digitalizada no solo ocupa menos espacio, también es más fácil de consultar. Estos es especialmente relevante si tenemos que lidiar a gran cantidad de papeleo. Ya sabes lo que dicen: ganar tiempo es ganar dinero.
Si es bueno para tu cliente es bueno para ti
La Digitalización de documentos forma parte de un todo más global que es la Gestión de la información. Gestionar adecuadamente todos los datos que recibe, genera o emite tu negocio es uno de los puntos calientes de la Industria 4.0.
Disponer de la información digitalizada y, por supuesto, organizada, aumentará tu capacidad de respuesta rápida a los clientes. Tener la información sesté digitalizada supondrá, por tanto, una poderosa ventaja competitiva.
También te aportará un adecuado seguimiento de tus facturas, tanto las de tus proveedores como las que emites tú. Lo mismo ocurre con nóminas, contratos, presupuestos, inversiones en marketing, etc.
Otros atributos positivos de la Digitalización de documentos
Existen más beneficios de la Transformación digital que no hemos señalado aún, pero que tampoco son nada desdeñables.
- El más destacables es, quizá, la generación de copias de seguridad. Con ellas estarás protegido ante pérdidas o deterioros catastróficos.
- La digitalización también permite limitar el acceso a documentos sensibles o confidenciales. Mediante contraseñas puedes establecer diferentes niveles de seguridad.
- Eliminar duplicidades que no aportan nada y solo estorban.
- Ya hemos apuntado que la digitalización simplifica la tarea de realizar cualquier consulta documental. Además, abre la puerta a cotejar, modificar, eliminar o sustituir documentos de forma rápida.
¿Digitalizar tú mismo o subcontratar?
No vamos a negar que digitalizar toda la documentación de nuestro negocio puede ser un proceso fastidioso. Sobre todo si tenemos mucha cantidad pendiente. Pero una vez estemos al día, mantenernos actualizados no supondrá un esfuerzo extra. Será una rutina más.
Si necesitas escanear múltiples documentos, existen alternativas a hacerlo a mano. Por un lado, hoy día se comercializan escáneres con una gran potencia que permiten digitalizar muchas páginas por minuto. Por otra parte, cabe la posibilidad de subcontratar a una empresa especializada en la Digitalización de documentos.
Si decides hacerlo tú mismo, puedes acceder a software gratis, como PDFelement. En cambio, si prefieres algo más profesional, hay software de pago como ABBYY FineReader PDF. Elegir una opción u otra dependerá de si el volumen de los datos a digitalizar es bajo o inmenso.
También tienes, claro está, la opción de implementar un Gestor documental. En este caso también los hay más específicos y más generales, según tus necesidades. Algunos de ellos son:
En definitiva, gracias a la Digitalización de documentos la productividad de tu negocio se verá reforzada. Por eso, sea cual sea la alternativa que elijas, siempre acertarás.